Použijeme-li slova S. Marshalla, pak intranet si můžeme představit jako soukromý web. Je to místo, kde si lidé vyměňují novinky, informace a jakýkoliv další obsah. Jinými slovy, intranetem rozumíme online službu (aplikaci) umožňující přístup z kteréhokoli místa s funkčním připojením k internetu (samozřejmě zabezpečeně).
Tato služba nám umožňuje řídit agendu celé firmy od jednotlivců po týmy (úkolovací systém) a sdílet zkušenosti a data (dokumentový sklad, články aj.). A protože se jedná o INTRAnet, jde o interní nástroj. Je zabezpečený vůči přístupu osob mimo firmu.
Intranetem není e-mail, byť je tak často používán.
Běžná praxe úkolování a sdílení informací ve firmách je bohužel stále formou e-mailu. To znamená neustálou kontrolu schránky a vyrušování od práce.
Pokud není informace 100% jasná, pak se vysvětlení dostane většinou jen tomu, kdo odpoví s dotazem. Jiní, kteří se stydí nebo bojí zeptat, zůstanou bez odpovědi, a to je problém. Na druhou stranu řada dalších, která pochopila sdělení na první dobrou, je nucena sledovat dál konverzaci doplňovanou o dotazy kolegů. Všichni se věnují e-mailu, který vyvolal doslova řetězovou reakci.
Co se úkolování týče, situace je obdobná. V záplavě e-mailů se člověk rychle ztrácí, finální zadání se (v lepším případě) skládá z desítek, někdy i stovek emailů a dohledat zpětně, proč je vlastně výsledkem konkrétní finální řešení, je práce hodná archeologa.
Oproti tomu úkolování přes intranet s možností štítkování a strukturovaného vyhledávání (např. podle čísla objednávky) je záležitostí na pár kliknutí. Tento systém napomáhá transparentnosti a zastupitelnosti – všechny potřebné informace jsou na jednom místě, okamžitě viditelné každému, kdo má oprávnění. Nestane se vám tedy, že s odchodem zaměstnance přijdete také o know-how, co a jak se dělo na konkrétní zakázce/úkolu.
A stejně tak i zde máme možnost komentářů, která přispívá k větší interakci zaměstnanců.
Pokud, stejně jako my, vidíte v intranetu výhodný nástroj a rozhodnete si ho pořídit, pak doporučujeme dodržovat několik pravidel. Díky tomu z něj vytěžíte maximum. Nasazení intranetu nekončí jeho zakoupením nebo vývojem.
Vaším úkolem číslo jedna je zařadit intranet do denního programu co největšího počtu zaměstnanců (ideálně všech). Pokud budete mít interní systém, kteří vaši lidé nebudou potřebovat, pak ho ani nebudou používat.
Přesuňte všechny důležité dokumenty (objednávky, faktury, šablony, žádanky aj.) na intranet. Stejně tak firemní postupy, mapy procesů, roadmapy projektů atp.
Naplno využijte kategorizační systém. Skladník potřebuje vidět počet šroubků a formuláře pro jejich objednávku. Už ale nepotřebuje vidět fakturu, která náleží účetnímu oddělení. Cílem je umožnit zaměstnancům rychlý přístup k důležitým a užitečným věcem, bez nutnosti probírat se „balastem“, který ke své práci nepotřebují. Příkladem budiž náš skladník, který může mít v systému (konkrétně v modulu šablony objednávek) předvyplněný filtr „typ=sklad“. A když bude potřebovat, může si vyfiltrovat například i „typ=kancelářské potřeby“.
Aktivně používejte intranet k budování firemní kultury. Přijmuli jste nové lidi, představte a přivítejte je článkem. Podařil se projekt, povýšil někdo? Opět vydejte článek a pochvalte kolegy za dobrou práci. Dejte lidem pozitivní příklad. Naopak pokud se něco nepovedlo, buďte maximálně transparentní s analýzou neúspěchu, ať se z dané chyby mohou poučit všichni. Plánujete teambuilding? Vytvořte příspěvek, posbírejte komentáře, vytvořte anketu na finální program a výběr vhodného termínu.
Stejně tak přesuňte do intranetu pracovní agendu. Nejen výše zmíněný úkolovací systém, ale i rezervace prostředků (firemní vozidla, jednací místnosti atp,), žádanky nebo vnitrofiremní blog.
Toto všechno jsou věci, se kterými vám intranet pomůže. Stejně tak pomůže s budováním firemní kultury. Lidé se budou více angažovat v chodu firmy, jejich hlas bude „slyšet“ a stanou se nepostradatelnou součástí firmy. Místo toho, aby si šli odsedět 8 hodin v práci, tak jsou intranetem vtahováni do dění a odpadá jim zbytečná práce, prokousávání se stohy nerelevantních materiálů a e-mailů.
