Vedete ve firmě porady, ale často znamenají pro vás a vaše zaměstnance ztrátu času? Jenže porady představují nedílnou součást organizace práce včetně slaďování jednotlivých úkolů v rámci firemního týmu.
Mohou být skvělým nástrojem nejen pro uspořádání práce, ale i rozvoj samotných zaměstnanců, potažmo celé společnosti.
Co všechno můžete udělat, aby byla porada opravdu efektivní?
A to vždy s dostatečným předstihem, ať se mohou pozvaní na jednání v klidu připravit. Všichni tak budou mít dostatek prostoru na přípravu podkladů a zároveň budou vědět, co všechno se od nich očekává. Současně budou mít účastníci prostor k prezentaci nápadů a vzájemné komunikaci. Vy navíc budete přesně vědět, pro koho má porada význam, a bez kterých zaměstnanců se neobjede. A současně budete mít alespoň částečnou představu, kolik vám zabere porada času.
Moderátor je tím, kdo musí zůstat za každých okolností neutrální, a to i ve vztahu k ostatním členům týmu. Zůstává nestranným, nehodnotí žádné přicházející podněty, nesděluje své vlastní názory a o ničem nerozhoduje. Soustředí se pouze na to, aby korigoval průběh porady a byl oporou pro zúčastněné. Současně podněcuje u všech aktivitu a poskytuje všem stejný prostor pro vyjádření. Svým přístupem zamezuje vzniku nepříjemných situací. Na závěr poradu ukončuje přehledným výstupem, který přijmou za svůj všichni členové schůzky.
Každá porada by měla být časově ohraničená. Prvním krokem, bez kterého není radno poradu začít, je mít stanovenou časovou osu jednání a někoho, kdo bude časomíru hlídat. Pečlivě si připravte časový plán a jednotlivé tematické body, kterým vyhradíte určitý čas.
Vzniklý plán je významným pomocníkem, o kterého se můžete opřít. Pokud v průběhu porady zjistíte, že ho musíte upravit, tak to udělejte. Pomatujte však, že na jakýchkoliv změnách se musíte vždy se všemi přítomnými vzájemně domluvit.
Na poradě by vždycky měli být přítomní lidé, jejichž hlas a názor je nepostradatelný. Tedy ti, kteří jsou kompetentní v dané tematice a jejich účast má nejenom smysl, ale také přinese užitek. Samozřejmě víc hlav víc ví, ale v některých případech to může být kontraproduktivní. To proto, že se budete točit v kruhu mnoha vyřčených názorů, které vás nikam nedovedou, a naopak v nich možná zabloudíte.
Pamatujte také na to, že v rámci porady by měl mít každý z účastníků dostatečný prostor k vyjádření svého názoru. A moc dobře víme, že každá akce vyvolá reakci, takže je třeba počítat i s časem pro další připomínky a názory. V případě velkého počtu účastníků by se všechno mohlo protáhnout a vy byste se mohli velmi lehce a nechtěně ocitnout v časové tísni.
Každá porada s sebou něco přinese. Ať už se jedná o objev něčeho nového a přelomového, vylepšení a posunutí konkrétních procesů, či nepatrné změny ve struktuře firmy, vše si řádně zapište. Ideálně by tohle všechno měl mít v tužce a na papíře zapisovatel. Ano, na poradě si zpravidla dělá každý své poznámky, ale svým jazykem a ze svého úhlu pohledu. Jenom zápis nestranného zapisovatele je sepsán bez osobních nuancí a zabarvení. Zkrátka tak, jak má být.
Zapisovatel dle domluvy rovnou zapisuje to, na čem se společně domluvíte. Nejen všechny úkoly, ale i to, co si kdo vezme na starost a bude na tom pracovat. V případě jakýchkoliv nejasností se pak stačí podívat do zápisu a víte, na čem jste. A v tom případě není prostor na žádné výmluvy. Protože co je psáno, to je dáno. Závěr zápisu by měl tvořit celkový sumář výstupů z porady, které by měl vždy shrnout moderátor.
Nebuďte omezeni prostorem a uspořádejte schůzku online. Příprava a organizace probíhá velice podobně jako u offline porad. Co však potřebujete mít trochu více podchycené, je technika. Tu si připravte, zkuste, ať vás v průběhu jednání dále neomezuje a vy se můžete věnovat poradě.
Preferujte při těchto poradách zapnutou webkameru, která vám trochu více přiblíží osobní kontakt.
Zkontrolujte si mikrofon a připravte si sluchátka, ať je zvuk co nejkvalitnější.
Připojte se ke stabilní wifi, jelikož i nestabilní připojení může zhoršit kvalitu online schůzky.
Před začátkem porady si vyzkoušejte online místnost. Mezi nejpoužívanější patří: Zoom, Google meet, Microsoft Teams, Whereby či Skype.