+420 778 474 501

Nástroje a postupy pro řízení projektů

Nástroje a postupy pro řízení projektů

Co je vlastně řízení projektů a proč bych jej měl potřebovat?

Všichni si pod pojmem projektové řízení představíme něco lehce odlišného co se detailů a provedení týče. Začneme tedy definicí, abychom všichni měli stejné představy. Jde o proces, který koordinuje jednotlivé složky činností při realizaci projektu bez ohledu na to, jedná-li se o komerční nebo soukromou činnost, jako je rekonstrukce domu, svatební den a podobně. Řízení projektů je klíčové pro efektivní realizaci firemního byznys plánu především z důvodu existence nepřímé úměry mezi chaosem a efektivní prací. Laicky řečeno - pokud levá ruka neví, co dělá pravá, tak je výsledek přinejlepším nejistý. A přesně o tom je řízení projektů. Aby levá i pravá ruka přesně věděly co mají dělat.

Protože každý úspěšně splněný projekt je dílčím kamínkem do finální mozaiky byznys plánu, vize firmy a jejího směřování.

Klíčová kritéria pro smysluplné řízení projektů

Řízení projektů je stále značně abstraktní pojem, proto se praxí zavedly metodiky řízení projektů. Metodika je soubor pravidel, návodů a postupů, které vytyčují jisté mantinely/hranice, ve kterých se můžeme pohybovat. Nejedná se tedy o striktní návod, ale jakousi osnovu, podle které je vhodné postupovat.

A protože metodik je nespočet, poradíme vám, která kritéria jsou klíčová:

#1 Transparentnost

Základní kritérium je transparentnost. Protože jak říká náš ředitel „Co nevidíš, to neřídíš.“. Vybírejte tedy takovou metodiku, která si zakládá na sdílení informací a kooperaci jednotlivých týmů či osob. Jinými slovy stále vidíte, kde se v projektu nacházíte a jak pracovat společně.

#2 Přizpůsobitelnost (flexibilita)

Samozřejmě je dobré vybrat si takovou metodiku, která není náchylná na změny. To znamená, že není problém změnit priority jednotlivých úkolů nebo je případně vypustit a nahradit jinými, aniž by utrpěla výsledná kvalita. V dnešní době se priority mění velmi rychle a poměrně často se stává, že dílčí části projektů přestanou být důležité na úkor jiné části. Nejčastěji to bývá vlivem nově nabitých informací, které jsme na startu projektu neměli. Proto je nezbytné být pružní a přizpůsobiví.

#3 Testovatelnost

S předchozími body se pojí i poslední klíčové kritérium, kterým je testovatelnost. Vybírejte si takovou metodiku, která si zakládá na častém prototypování a zpětné vazbě. Čím častěji si můžete ve svém projektu ověřit, že realizace odpovídá zadání, a hlavně představám, které zadání mělo splňovat, tím lépe. Pokud by totiž realizace neodpovídala zadání, dají se snadněji odstranit nesrovnalosti a chyby. Díky tomu se ze slepé uličky výrazně dřív dostanete zpět na cestu k vašemu cíli.

Jak přistoupit k projektovému řízení v praxi

náhled samolepky

Prvním krokem, který musíte podniknout je „zorganizovat chaos“. Řízení projektů je tu od toho, aby vám pomohlo udržovat stálý kurz na cestě ke své misi a vizi. A ideálně i k byznys plánu, pokud ho máte. Primárně jde o specifikování úkonů, které jsou potřeba k tomu, abyste se z bodu A dostali do bodu B. Není možné, aby se směřování projektů otáčelo o 180° podle toho, jak se zrovna někdo vyspí.

Poté je potřeba daným projektům vytvořit odhady pro časovou i zdrojovou náročnost. Zpracovávají se na základě kvalitního zadání. Čím specifičtější, tím přesnější odhad. Tím získáte přehled o tom, kam směřujete, co k tomu potřebujete a kudy se dostanete k cíli. Jinými slovy je pokrytá zadávací, organizační i informační složka daného projektů.

Ať zvolíte jakoukoli metodiku, při tvorbě zadání, ale hlavně odhadu termínu dokončení, je vždy důležité spolupracovat s lidmi, kteří na tomto projektu budou reálně pracovat. Oni nejlépe vědí, jak je daný úkol náročný, kde by se mohl vyskytnout problém a podobně. Bez jejich poznámek můžete naplánovat cokoli, ale realita tomu nemusí odpovídat. Například postaví-li 1 dělník dům za 1000 dnů, pak 1000 dělníků nepostaví dům za den. Byť nám matematika od ZŠ tvrdí něco jiného.

Na co nezapomenout

Nehledě na zvolenou metodiku vždy platí, že by s ní vlastní implementátoři neboli pracovníci, měli mít co nejjednodušší práci. To znamená, že by měli mít přehled o tom, co je potřeba udělat, v jakém pořadí, jak kontrolovat a tak dále. K této organizaci může posloužit cokoli od specializovaného intranetu po zeď polepenou papírky – takzvanými sticky notes. Důležitá je přehlednost a jednoduchost používání.
Jde nám o to, aby se implementátoři soustředili na svou práci, ve které jsou odborníci. Nikoli na to, aby půlku pracovní doby přemýšleli nad tím, jak v procesu postupovat dál. S tím souvisí i fakt, že většina metod projektového řízení je přizpůsobitelná. Jak jsme psali výše – pouze vytyčuje mantinely – a je ve vašem zájmu najít se svým týmem maximálně efektivní cestu v těchto hranicích.

Závěrem nezapomeňte, že nikdy nenaplánujete vše, ani nepokryjete všechny možné scénáře, které by váš projekt mohly zbrzdit, nebo úplně zastavit. Zvolte tedy takovou metodiku, která vám umožní rychle začít a pružně reagovat na vnější vlivy.

Pokud aktuálně nevyužíváte žádnou z metodik řízení projektů, pak jste dočtením tohoto článku udělali první krok k vykročení z chaosu. Je jen na vás, jestli uděláte další.

Kdy máte řízení projektů zvládnuté na samolepku?

  1. Máte definované projekty, jejich zadání a odhadnuté náklady (personální, finanční).
  2. Všichni pracovníci zainteresovaní do projektu vědí, jaká je jejich role a zodpovědnost v projektu.
  3. Pracovníci by měli vědět, kde najít potřebné informace, kde spolu komunikovat, kde a jak si předávat úkoly ve stanovených termínech. 

Tento web využívá cookies

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Zobrazit podrobnosti

Nastavení Rozumím

Nastavení cookies

Vaše soukromí je důležité. Můžete si vybrat z nastavení cookies níže. Zobrazit podrobnosti

Potvrdit vše Potvrdit moje volby