Sdílení zkušeností

Na začátek je nutné si vydefinovat, co myslíme sdílením zkušeností. V této části nám nejde o sdílení společných zážitků, byť se jedná o velmi užitečný prvek ke zvýšení efektivity týmu. Tato část tedy nebude o vhodných teambuildingových aktivitách, ani o tom, jak sdílení zkušenosti ve stresujících, smysluplných podmínkách (např. blížící se deadline, finálový zápas, ...) pomáhá proměnit tým v dobře promazaný stroj.

Tato část pojednává o sdílení znalostí. Samozřejmě i zde je drobný překryv do předchozí části a sdílení znalostí má i stmelovací rozměr.

Proč je naprosto nezbytné sdílet zkušenosti?

Sdílení zkušeností pomáhá se spokojeností a integrací (zapojením) zaměstnanců. Je naprosto běžnou praxí při pohovoru, že se uchazeč bojí, jestli nebude obrazně řečeno hozen do vody se slovy „plav“. Naopak, pokud již na pohovoru svého potenciálního zaměstnance ubezpečíte, že sdílení zkušeností je u vás alfa a omega, pak můžete velmi snadno získat nebroušený diamant, který Vám vyroste v naprostou hvězdu. To, že je člověk na vše sám a ani se nemá od koho učit, je i častým důvodem pro odchod z firmy.

Dalším výrazným benefitem, který tímto procesem ve firmě vzniká, je zastupitelnost jednotlivých lidí. Udržení firemního know-how i v případě personálních změn a vznik tzv. kolektivní paměti. Kolektivní paměť znamená, že si udržujeme přehled o tom, co se dělalo, co se povedlo, co se nepovedlo atp. Stejně tak si udržujeme i zvyky, postupy a procesy, které mají zabránit opakování chyb. Známý experiment s opicemi, trsem banánů a sprchou hezky ukazuje, jak si opice vytvořily kolektivní paměť (pokud utrhnu banán, dostanu studenou sprchu). Neznáte-li tento experiment, najdete o něm více zde. Bez této znalosti Vám nebude pár dalších řádků dávat smysl. Oproti opičkám máme tu výhodu, že při předávání znalostí dále, může druhá strana přijít s otázkou „Co když…“. A měla by k tomu být i vybízena a podporována, protože pokud přijde např. s otázkou, co když už je voda dávno odpojena? Pak máme banány bez sprchy a naše kolektivní paměť se alternuje a vyvíjí.


Experiment proběhl v roce 1967 jinak a zmíněnou zjednodušenou verzi si můžete nastudovat v tomto článku.

  1. Správné nastavení firemní kultury
  2. Připravit systémy pro umožnění sdílení informací (intranet, wiki)
  3. Upravit firemní prostory tak, aby vybízeli ke sdílení informací
  4. Začít sdílet informace

Správné nastavení firemní kultury

Firemní kultura musí být otevřená a transparentní, oproti uzavřené. To znamená sdílet svoje znalosti a odbornost ostatním spolupracovníkům, vs. držení si informací pro sebe, abych byl nepostradatelný.
Naopak pokud umím zaškolit své spolupracovníky, případně jim prošlápnout cestu, nejen že to ocení oni, ale i přímý nadřízený. Spolupracovníci jsou díky tomu efektivnější a neopakují stejné chyby, které firmu stojí peníze.
Samotný školící si své znalosti výrazně vylepší čistě tím, že je bude předávat dál. To je naprosto přirozený proces vzdělávání, kdy se nejdříve naučím něco použít a praxí a přípravou na předání znalostí získám větší vědomí o dané doméně. Stejně tak se mi tím i otevřou nové prostory, které v návaznosti mohu rozvíjet dále, protože jsou v synergii s tím, co již znám. Člověk se nikdy nepřestává učit a snáze to jde, pokud mě oblast zajímá a vidím v ní smysl.

Transparentnost a otevřenost musí jít shora. Podřízení přebírají způsoby a návyky nadřízených. Pokud tedy nadřízení nejsou transparentní, nesdílejí své znalosti a nepodporují podřízené v tom, aby i oni své znalosti šířili dál, pak zůstane sdílení zkušeností utopií.

Připravit systémy pro umožnění sdílení informací (intranet, wiki)

Sdílení zkušeností ale není jen školení a workshopy. Důležité je také mít zaznamenaný „best practice“, návody, zadání, změny v zadání a veškeré důležité informace. K tomu velmi dobře slouží intranet, který může být využíván nejen k úkolování a reportingu, ale právě i výše zmíněnému. Pokud se po nějaké době vracíme k úkolu, kdy už si realizátor nepamatuje volbu řešení, nebo např. ani není úkol dostupný, stačí jeden pohled do intranetu a všechny informace včetně toho, proč se zvolilo řešení A před B, je ihned dostupné.

Důležité je nepodceňovat tuto část a být důkladný v popisování. Tento čas, který tím strávíte navíc, se vám násobně vrátí právě při zjišťování, co a jak se v konkrétní věci dělo. Např. „Opraveno podle osobní konzultace.“ není dobrý způsob. Byť je lepší než nemít žádnou informaci. Lepší by bylo rovnou popsat, co přesně se opravovalo, případně přiložit printscreen této konzultace, jednalo-li se o elektronickou komunikaci.

Upravit firemní prostory tak, aby vybízeli ke sdílení informací

Sdílení zkušeností v rámci týmu vzniká i přirozenou cestou, ale musí tomu být uzpůsobené pracovní prostředí. Zapomeňme na kóje a buňky, kdy je každý jednotlivec oddělený od zbytku svého pracovního týmu. Naopak je žádoucí, aby celý tým byl v jedné místnosti, bez oddělovačů prostoru mezi jednotlivými členy. Takto uzpůsobený prostor vybízí k interakci a zároveň „nasátí“ toho, co a jak se aktuálně řeší.

K rychlému sdílení zkušeností a znalostí mezi týmy, které nejsou součástí jedné kanceláře, je více než vhodné využít všech výhod technologií a aplikací. Od intranetu s úkolovým systémem až po prostředky rychlé komunikace (Slack, Teams, … ). Pro tzv. „remote“ komunikaci udržte tok informací transparentní a snadno dostupný. Např. používání sdíleného disku, kde si každý tvoří a ukládá složky podle toho, jak se mu zrovna chce, není úplně ideální. Oproti tomu firemní intranet s dokumentovým skladem a přesně definovanými štítky a možností vyhledávání, ušetří spoustu práce. Krom dokumentového skladu pak může zaměstnanec předat informace i formou článku nebo krátkým příspěvkem na online nástěnku a vše důležité je hned vidět na jednom místě. Více informací o intranetu získáte zde.

Začít sdílet informace

Pro začátek můžete zorganizovat několik tematických celofiremních vzdělávání. Ty by měly být určené především pozicím, pro které budou dané informace nezbytné. Pro tyto zaměstnance je udělejte povinné a pro ostatní přístupné. Důležité je myslet na to, aby se lidé mohli zúčastnit. Tzn. oznámit termín dostatečně dopředu.

Na těchto celofiremních školeních je vždy lepší mít i workshopovou část, kdy namícháte mix lidí, kteří spolu běžně nepřijdou pracovně do styku. Pro obě strany tím vznikají úplně nové zkušenosti a pohledy na danou problematiku a více to rozvíjí kreativitu. Zároveň se lidé více učí osmělit a komunikovat a zákonitě to pak vede k dílčím školením jednotlivých odborníků. Od toho už je jen krůček k webinářům, online školením, prezentacím na VŠ apod.

Samolepku za funkční
sdílení zkušeností si můžeme nalepit, pokud:

  1. Podporujete zaměstnance v předávání znalostí do firmy

  2. Máte funkční platformu pro sdílení pracovních zkušeností a postupů

  3. Máte zaměstnance, kteří aktivně komunikují své znalosti

Externí sdílení

Toto bylo k internímu sdílení informací. Ale informace jdou sdílet i externě. Ať už články na blogu, webináře nebo školení. Toto sdílení znalostí vás upevňuje v pozici odborníka v daném oboru. A to je jedna z nejsilnějších marketingových strategií. Pokud budu mít byznys s elektronikou a budu sdílet recenze, návody, tipy a triky, tak je zde vysoká šance, že budete mezi prvními, kteří přijdou klientovi na mysl při shánění odborníka ve vašem oboru.

To samozřejmě neznamená úplně vypustit veškeré know-how. Pro příklad naznačit použité technologie, které umožnily výrazně zvýšit rychlost odezvy aplikace, ale už nesdílet, jak přesně je vytvořený dotaz do databáze.

Motivace zaměstnance ke sdílení

Schopnost sdílet informace by měla být součástí hodnocení zaměstnance. Takový zaměstnanec má pro firmu výrazně vyšší cenu. Kromě posouvání méně zkušených spolupracovníků sdílením zkušeností, posouvá i sám sebe a zbavuje se pro něj již triviálních a monotónních úkolů. To mu otevírá prostor ke kreativnějším a méně ubíjejícím činnostem. Odkážeme-li se na hodnocení a zpětnou vazbu, pak zaměstnanec nemůže být mezi hvězdami v hodnocení STAR, pokud nesdílí zkušenosti.

Tento web využívá cookies

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Zobrazit podrobnosti

Nastavení cookies

Vaše soukromí je důležité. Můžete si vybrat z nastavení cookies níže. Zobrazit podrobnosti