Hledaný výraz musí mít více jak 2 znaky.
Interní pravidla
Interní pravidla představují jednoduchý, a přitom velmi efektivní, způsob, jak všechny zaměstnance (nové, ale i stávající) seznámit se základními principy fungování firmy. Základ tvoří především interní komunikační pravidla, pravidla chování na pracovišti, pravidla bezpečnosti práce, způsob řízení organizace práce a pracovní doby, možnosti interního a externího vzdělávání a pravidla pro používání ICT prostředků. Interní pravidla vychází z firemní kultury, lze tedy očekávat, že nejméně striktní budou v malé rodinné firmě. Pravý opak bychom pak asi hledali ve velké nadnárodní firmě, kde můžeme počítat s desítkami až stovkami pravidel.
K čemu to je?
Obecně řečeno ke zvýšení efektivnosti fungování firmy. Pokud se na interní pravidla podíváme trochu detailněji, tak řeší řadu klíčových situací, se kterými se běžně každý zaměstnanec ve firmě potká a měl by vědět, jak se zachovat nebo co očekávat.
#1 Zrychlení a usnadnění adaptačního procesu
Každý člověk, který nastoupí do nové firmy, potřebuje pomoc rychle se “rozkoukat”. Zkrátka pochopit základní pravidla a organizační strukturu. Je toho hodně, co člověk musí vstřebat a každý rada (v tomto případě návod) má hodnotu zlata. Navíc čím dříve se dostane nový člověk do produkce, tím lépe pro firmu.
#2 Předvídatelnost pravidel
Pokud víte, jak vypadá organizační struktura, jakým způsobem je určena vaše pracovní doba, jak požádat o dovolenou nebo jak řešit zvyšování své kvalifikace, cítíte se nej lépe, ale hlavně nedochází ke zbytečným “problémům” (nedej bože “hádkám”) v běžné provozní agendě.
#3 Transparentnost komunikace a chování
Vím s kým a jak mluvit. Nejde zdaleka jen o to, zda si ve firmě všichni tykáme nebo ne. Jedná se především o to, jaké komunikační kanály k tomu používáme a v jaké situací. Někde používají výhradně emaily, jinde mají navíc komunikační Intranet. Možnosti jsou různé a je potřeba je znát. Jedině tak lze dosáhnout smysluplné a efektivní komunikace.
#4 Bezpečnost práce
Pravidla týkající se “bezpečnosti práce” jsou jedny z nejdůležitějších pravidel ve firmě a jejich hlavním cílem je ochránit lidské zdraví, okolní přírodu a investované zdroje. Ne vždy jsou totiž všechna rizika konkrétní práce vidět hned na první pohled a je tedy více než žádoucí každého zaměstnance řádně proškolit.
#5 Fungující organizace práce
Pokud víte, kdo a jakým způsobem vás ve firmě řídí respektive zadává vám práci, tak je to hned “veselejší písnička”. Chaos a pořád jsou rozdílné stavy a v případě “zadávání úkolů” je vždy lepší mít v nich pořádek. Pokud v organizaci práce vládne chaos, dochází nejen k plýtvání zdroji, ale lidé ztrácejí i motivaci pracovat a zvyšuje se tak fluktuace. Dalším důvodem, proč mít v organizaci práce jasno, mohou být i rozdílné způsoby jejího zadávání, a to i v rámci jedné firmy. Někde funguje výhradně ústní úkolování, jinde jsou úkoly zadávány přes elektronické úkolovací systémy. Pokud nevíte, kde “hledat”, vzniká velký problém.
Kdy si můžu nalepit samolepku
Samolepku si můžete nalepit, pokud máte pravidla někde jasně sepsána a všichni vědí, jak se k nim dostat. Žijeme v 21. stolení, v informačním věku, takže není divu, že lidé očekávají, že budete mít “Interní pravidla” k dispozici v elektronické podobě, a to ideálně na vlastním firemním Intranetu. Samozřejmě to není podmínkou, ale minimálně uvažovat o této formě dává smysl. Ve stejném duchu pak lze totiž můžete prezentovat i misi a vizi firmy, aktuální roční obchodní plán, atd.
Jak začít?
Jednoduše. Interní pravidla nejsou zákony a platí zde jediné pravidlo – jednoduchost a smysluplnost. Interní pravidla píšete proto, aby vám ušetřila práci a zefektivnila chod firmy. Tedy logicky ne proto, abyste trávili čas jejich opakovaným vysvětlováním.
Na začátku si stačí vzít papír a tužku a sepsat si témata, která považujete za důležitá a jejichž vysvětlováním trávíte nejvíce času. První verze může být složena pouze z nadpisů a odrážek s jednoduchými větami (pravidly). Časem se možná propracujete k několikařádkovým odstavcům a pomocným diagramům. Diagramy a obrázky mohou být velmi užitečné, takže se jich nebojte. Vysvětlit například organizační strukturu firmy textově nebo přes diagram je obrovský rozdíl.
Nezapomeňte pravidla také aktualizovat, obzvláště v sekcích, které se týkají organizace práce a vedení firmy.
Ukázka z našich pravidel
Naše „Interní pravidla eBRÁNA s.r.o.“ obsahují popis 24 principů fungování společnosti a ve valné většině bodů jde o administrativně-provozní pravidla, která zefektivňují chod firmy.
Například jde o následující pravidla:
- Když mluvíte o společnosti a jejích produktech (... jak jsou naše produkty reálně pojmenované a jak ted pracovat s jejich názvy v komunikaci)
- Pracovní pomůcky (... jak se chovat k pracovním pomůckám a co firma očekává, že uděláme, když je např. ztratíme)
- Užívání PC a softwaru; elektronická pošta, instalace dodatečných programů (... jak se chovat k poskytnutým HW a SW prostředkům, co je možné s nimi dělat, k čemu je používat, atd.)
- Přístup na pracoviště (... kde získá zaměstnanec klíče od kanceláře, přístupové kódy do budovy, atd.)
- Když vyjedete na služební cestu a jak je to s cestovními náklady (... co je to služební cesta, jaké dopravní prostředky lze využít, atd.)
- Pracovní doba (… jak je definovaná pracovní doba zaměstnance a kdo ji stanovuje)
- Jak si evidovat práci (… jakým způsobem je evidována práce včetně odpracovaného času, kde najdu zadání, atd.)